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Archivierung lt. GoBD mit dem HAPAK® Digital Archiv

Archivierung Ihrer Geschäftsunterlagen

Alle Handels- und Geschäftsbriefe sowie relevante Unterlagen zur Preiskalkulation müssen archiviert werden.
Die GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) haben nun im November 2014 nach fast 20 Jahren Klarheiten darüber geschafft, was und wie aufzubewahren/zu archivieren ist und vorallem wer dies zu tun hat. Präzisierungen und Ergänzungen wird es nun dieses Jahr in den GoBD 2019 geben.
Was?

Die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten ist Pflicht.
Also: Alle Dokumente, die in Ihrem Unternehmen elektronisch entstanden sind, sind auch in dieser Form zu archivieren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden. Die Randziffer 62 der GOBD sagt dazu aus:


"Inhalt und Umfang der in den Belegen enthaltenen Informationen sind insbesondere von der Belegart (z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Bescheide über Steuern oder Gebühren, betriebliche Kontoauszüge, Gutschriften, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Barquittungen, Rechnungen, Verträge, Zahlungsbelege) und der eingesetzten Verfahren abhängig."
Also nicht nur die Daten der Buchhaltung mit Ihren Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Kassenbelegen und Kontoauszügen sind relevant. Jetzt sind auch die Daten aus den Vorsystemen, wie z.B. Warenwirtschaftsprogramm, Zeiterfassung, Materialwirtschaft etc... wichtig! Dazu sagt die GOBD in der Randziffer 20:



Leider wollen dies einige Steuerberater nicht so sehen und beraten daraufhin Ihre Mandanten nicht ganz richtig. Schaffen Sie sich selbst ein Bild.
"Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente im Sinne der Rzn. 3 bis 5 erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z. B. Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, DokumentenManagement-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. Auf die Bezeichnung des DV-Systems oder auf dessen Größe (z. B. Einsatz von Einzelgeräten oder von Netzwerken) kommt es dabei nicht an."
Wie?

Die Ablage in einem Dateisystem (z.B. unter WINDOWS) alleine reicht nicht aus. Hier ist eine Veränderung oder Löschung unprotokolliert möglich und entspricht also nicht den Vorgaben. Die Randziffer 110 der GOBD sagt dazu aus:


"Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten."
E-Mails mit dem Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefes sind aufbewahrungspflichtig. Gilt die Mail nur als Transportmittel eines Dokumentes im Anhang der Mail, muss die Mail selbst nicht aufbewahrt werden (Briefumschlag). Die Randziffer 121 der GOBD sagt dazu aus:
"... So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag)."
Elektronisch erhaltene Dokumente (z.B. elektronische Rechnungen) müssen in dem Format aufbewahrt/archiviert werden, in dem sie empfangen worden sind. Eine Umwandlung von z.B. PDF in TIFF ist nicht gestattet, da integrierte Informationen in der PDF-Datei verloren gehen. Die Randziffer 125 der GOBD sagt dazu aus:
"... Entscheidend ist hier jetzt nicht, ob der Rechnungsempfänger nur das Rechnungsbild (Image) nutzt, sondern, dass auch noch tatsächlich XML-Daten vorhanden sind, die nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden dürfen. Die maschinelle Auswertbarkeit bezieht sich auf sämtliche Inhalte der PDF/A-3-Datei."
Papierdokumente können jetzt durch gescannte Dokumente ersetzt werden. Erhalten Sie also Eingangsrechnungen oder Kassenbelege oder Fremdangebote und Aufträge in Papierform, so können Sie diese einscannen und archivieren und anschliessend vernichten. Die Randziffer 140 der GOBD sagt dazu aus:

"... Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind."
Wer?

Jedes Unternehmen ist angesprochen. Egal, ob Einnahme-/Überschussrechner oder Bilanzierer, also egal, ob Klein-/Mittel- oder Großunternehmen. Die Pflicht zur Aufbewahrung ergibt sich aus mehreren Gesetzen und Vorschriften.  Die Randziffer 3 der GOBD sagt dazu aus:
... Nach § 140 AO sind die außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, auch für das Steuerrecht zu erfüllen. Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich insbesondere aus den Vorschriften der §§ 238 ff. HGB und aus den dort bezeichneten handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Für einzelne Rechtsformen ergeben sich flankierende Aufzeichnungspflichten z. B. aus §§ 91 ff. Aktien-gesetz, §§ 41 ff. GmbH-Gesetz oder § 33 Genossenschaftsgesetz. Des Weiteren sind zahlreiche gewerberechtliche oder branchenspezifische Aufzeichnungsvorschriften vorhanden, die gem. § 140 AO im konkreten Einzelfall für die Besteuerung von Bedeutung sind, wie z. B. Apothekenbetriebsordnung, Eichordnung, Fahrlehrergesetz, Gewerbeordnung, § 26 Kreditwesengesetz oder § 55 Versicherungsaufsichtsgesetz."
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