SQL-Abfragen - SCS Gasiecki

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SQL-Abfragen mit HAPAK®
Seit 2013 können in HAPAK® SQL-Abfragen durchgeführt werden. SQL-Abfragen sind Filter, mit denen Sie Datenbanken nach gewünschten Selektionsmerkmalen analysieren/auswerten können. SQL bedeutet in deutscher Sprache: strukturierte Abfragesprache. Solche SQL-Abfrage muss entsprechend der gewünschten Filter erstellt werden. Vorteil dieser SQL-Abfragen: Sie können auch datenbankübereifend sein, wie z.B. "Zeige mir alle Kunden im PLZ-Gebiet 1xxxx, die letztes Jahr einen Umsatz von mehr als 5000,00 EUR gemacht haben". Hier wird also die Adress-Datenbank wegen der PLZ und gleichzeitig die FiBu-Datenbank wegen dem Umsatz gefiltert. Wieviele Datenbanken bei einer solchen Recherche verknüpft werden können, ist theoretisch egal. In der Praxis wird nur Ihre Hardware an die Leistungsgrenze kommen und dann läßt ein umfangreiches Ergebnis natürlich etwas auf sich warten.
Es gibt allerdings noch einige Kunden, die davon noch gar nichts wissen. HAPAK® liefert nämlich schon eine Menge SQL-Abfragen mit aus, die eigentlich nur aktiviert werden müssen. Wer ein Update fährt, bekommt dieses Paket von SQL-Abfragen nicht automatisch installiert. Um dieses Abfragen zu benutzen gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor:
1. Öffnen Sie z.B. über den Windows-Explorer den Ordner auf der HAPAK-CD \HapakPro2\HapakPro\Daten.
2. Suchen Sie alle Dateien, die mit "SQL" beginnen. Das sind
  • SQLQuery.TS1
  • SQLQuery.FPT
  • SQLQuery.DBF
  • SQLQuery.CDX
3. Kopieren Sie die 4 Dateien in den Datenordner Ihrer HAPAK-Daten, z.B.: H:\Hapak-Daten\Daten
4. Starten Sie HAPAK neu und gehen Sie in die Adressen.
5. Dort überprüfen Sie, ob die beiden Options-Häkchen in den Einstellungen "Schnellwahl aktivieren" und "Button für SQL-Zusatzinformationen anzeigen" aktiviert ist.
6. Ggfs. setzen Sie also beide Häkchen.
7. Jetzt befindet sich oben in der Menüleiste ein grünes Plus-Zeichen.
8. SQL-Funktionalität ist jetzt verfügbar.
9. Testen Sie über die Menüleiste die SQL-Schnellwahlen, die Auswertungen und über das Plus-Zeichen die Zusatzinformationen.

Wir machen Sie hier bekannt mit zwei SQL-Abfragen, die sehr gefragt sind, weil Sie Ihnen die Arbeit mit HAPAK® sehr viel einfacher machen.
SQL-Abfrage zum Abrechnungsstand von Projekten/Baustellen

Sie haben einige oder mehrere Projekte/Baustellen in der Bearbeitung und natürlich noch weitere in Aussicht. Sie müssen wissen, wie weit die Baustellen schon fortgeschritten sind (Bautenstand). Sie wollen einen schnellen Überblick über alle Projekte/Baustellen, die z.B. den Status "in Bearbeitung" haben. Sie möchten wissen, welche Baustellen kurz vor der Fertigstellung sind, weil neue Bauvorhaben schon auf den Beginn warten. Dank der integrierten SQL-Funktionalität kann HAPAK® Ihnen anhand der gleichzeitigen Abfrage von mehreren Datenbanken eine Übersicht erstellen, die genau diese Forderungen erfüllt und sogar darüber hinaus noch einen Schnellüberblick über die geplanten und verbrauchten Arbeitsstunden gibt.
Zu beachten ist, dass die Auswertung immer über die Nettobeträge
* Auftragswert
* bereits abgerechnet
* Zahlungen
* noch abzurechnen
läuft. Obwohl Zahlungen immer Bruttobeträge (also incl. MwSt) sind, wird diese hier herausgerechnet, um einen direkten Zahlenvergleich ermöglichen zu können.

Auf Wunsch haben wir außerdem den Schnellvergleich der geplanten (kalkulierten) Stunden mit den bis dato gebuchten Stunden integriert.
ACHTUNG:
Die Statuspflege Ihrer Projekte rückt damit in den Fokus. Wenn Sie über die Abfrage alle Projekte/Baustellen mit dem Status "in Bearbeitung" auswählen, aber einige Projekte haben noch gar keinen oder einen anderen Status, so kann die Auswertung nicht stimmig sein.
Außerdem müssen Sie in den einzelnen Projekten rechts im Dokumentenbaum über die rechte Maustaste das/die Dokument(e) als Sollwertdokument(e) festlegen, das/die die konkreten auftragsbezogenen Sollwerte der Vorkalkulation enthält, also z.B. eine Auftragsbestätigung, die aus einem Angebot umgewandelt wurde. Wer also nicht kalkuliert oder nur über den "Daumen blinzelt", kann mit dieser SQL-Abfrage natürlich nicht zum gewünschten Ergebnis kommen.
HAPAK Abrechnungsstand von Projekten
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Die SQL-Abfrage bietet Ihnen:
- Bezeichnung "Auftragswert/abgerechnet/Stunden"
- über alle Projekte
- mit einem bestimmten Status (auswählbar)
- in einem bestimmten Zeitraum (auswählbar)
Ergebnis:
- Auftragswert Netto gemäß Solldokumenten
- Abrechnungsstand Netto gemäß Rechnungsbuch
- Zahlungsbetrag Netto
- Differenz Auftragswert
- Soll- und Ist-Stunden
- Abrechnungsstand

80,00 Euro zzgl. MwSt.
95,20 Euro incl. 19% MwSt.
SQL-Abfrage zur Berechnung der Zuwächse von kumulierten Abrechnungen von Baustellen im erweiterten Anzahlungsverfahren

Sie rechnen Ihre Baustellen im erweiterten Anzahlungsverfahren ab. Sie schreiben also kumulierte Teil- und Abschlagsrechnungen und setzen die erhaltenen Anzahlungen bei der jeweils nächsten geschriebenen Rechnung ab. Die erhaltenen Zahlungen müssen aber nicht mit den Rechnungsbeträgen Ihrer Rechnungen übereinstimmen. Auftragegeber kürzen ja Ihre Rechnungen, manchmal sogar nach Gutdünken. Da werden Mengen und Massen reduziert, ganze Positionen gestrichen, Preise verändert etc. etc etc.
Alle diese von Ihnen geschriebenen Rechnungen sind keine Umsätze im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Deshalb werden sie standardmäßig auch nicht als Umsätze in den diversen Auswertungen des Rechnungsbuches bzw. der Projektverwaltung dargestellt.
Setzt man allerdings die Option, dass jeweils die letzte kumulierte Rechnung als Umsatz angesehen werden soll, werden Ihnen z.B. die wertvollen grünen Balken in der Projektverwaltung angezeigt. Natürlich werden Ihnen die Rechnungen auch im Rechnungsbuch aufgelistet, allerdings müssen Sie dann auch wissen und berücksichtigen, dass es sich um kumulierte Werte handelt. Ihre vermeintlichen Umsatzzahlen sind demnach gar nicht Ihr Umsatz, weil Umsatz entsteht erst bei Fertigstellung Ihrer Baustelle, also zum Zeitpunkt Ihrer Schlussrechnung.
Zur Verdeutlichung ein Beispiel:
1. Abschlagsrechnung:   10.000,00 Eur
2. Abschlagsrechnung:   20.000,00 Eur (kumuliert)
   Schlussrechnung:        33.000,00 Eur (kumuliert)

Insgesamt haben Sie also Rechnungen in Höhe von insgesamt 63.000,00 Eur geschrieben. Allerdings ist das auf keinem Fall Ihr Umsatz. Sie benötigen also eine Übersicht, um die jeweiligen Erhöhungen während des Baufortschrittes, also die Zuwächse, zu erkennen.
In unserem Beispiel würden also die Zuwächse jeweils 10.000,00 bzw. 13.000,00 Eur betragen. Ihr Umsatz für die Baustelle ist also der Rechnungsbetrag Ihrer Schlussrechnung.

Schauen Sie sich dieses Bild an!
HAPAK SQL-Abfrage Zuwachsliste bei TAR
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Die SQL-Abfrage bietet Ihnen:
- Bezeichnung "Zuwachs"
- über alle Rechnungen
- mit einem kompletten Auswahlfilter
Ergebnis:
- alle Rechnungen (kumuliert) Netto
- alle Rechnungen nur Zuwachs der Abrechnung bei TAR
- mit Projektnummer uhnd Projekt-Betreff
- mit Summe Zuwachs
95,00 Euro zzgl. MwSt.
113,05 Euro incl. 19% MwSt.
SCS Gasiecki - Software * Consulting * Support - Dünkirchener Str. 9f, 18109 Rostock
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